Facturen aan de gemeente

Wij ontvangen uw factuur het liefst als e-factuur.  U kunt ook een pdf-factuur per e-mail sturen of een papieren factuur per post.

Voor elke manier geldt:

  • Neem alle wettelijk verplichte gegevens op in uw factuur.
  • Verstuur uw factuur 1 keer en op 1 manier. Als u een factuur meerdere keren verstuurt of u verstuurt de factuur per e-mail en per post, dan zorgt dit voor problemen bij de verwerking. Het kan de betaling dan juist vertragen.

Let op: voor Wmo staat in de opdracht hoe u kunt factureren.

Stuur een e-factuur

Verzenden

Ons Peppol-adres:

  • Organisatie-identificatienummer (OIN): 0000 0001 0018 7704 5000
  • Nummer van Kamer van Koophandel (KvK): 51332493
  • BTW-nummer: NL001877045B05

Andere in te vullen gegevens:

  • E-factuurformaat: SI-UBL versie 2.1
  • Inkoopordernummer, als dit bekend is. Geen inkoopordernummer? Laat het veld dan leeg. Andere nummers veroorzaken problemen en vertragen de betaling van uw factuur.

Bekijk de website van de Nederlandse Peppolautoriteit voor meer informatie over e-facturen.

Ontvangst

Als de e-factuur technisch niet juist is, ontvangt u of uw dienstverlener een bericht via het portal. Dat is onderdeel van de stelselafspraken van Peppol.

Iedere e-factuur die we ontvangen nemen we in behandeling. We versturen géén ontvangstbevestiging.

Verwerking

Als we een e-factuur niet kunnen verwerken, krijgt u hierover een e-mail van crediteuren@capelleaandenijssel.nl. Net zoals bij andere facturen.

Voorbeelden van facturen die we niet kunnen verwerken:

Kan ik ook een e-factuur verzenden?

Wat is een e-factuur?

E-facturatie is een veilige, en efficiënte manier voor het verzenden en ontvangen van facturen met een minimale kans op fouten. Wij gebruiken hiervoor het beveiligde netwerk van Peppol.

Meerdere bedrijven en overheden gebruiken het Peppolnetwerk. De Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) is in Nederland regisseur en beheerder van Peppol.

Belangrijk om te weten:

  • Een e-factuur is geen PDF.
  • Een e-factuur verstuurt u niet per e-mail.

Hoe krijg ik toegang tot het Peppolnetwerk?

Als leverancier kunt u ook eenvoudig toegang krijgen tot het netwerk van Peppol. U kiest zelf op welke manier u toegang wilt krijgen tot het Peppolnetwerk.

Welke manier voor u interessant is, hangt af van hoe u nu factureert.

  • Werkt u met facturatiesoftware of een ERP-systeem?

Dan kunt u toegang krijgen via uw eigen softwareprovider. U heeft dan een automatische en beveiligde koppeling waarmee u de factuur rechtstreeks inboekt bij de gemeente.

  • Laat u uw facturen versturen door een ander bedrijf?

Vraag wat uw dienstverlener aanbiedt of kijk voor mogelijke dienstverleners op de website van Peppol.

  • Stuurt u ons minder dan 1 factuur per maand?

Dan is toegang via een Peppolportaal het meest geschikt. U kunt zelf een portaal kiezen, waaronder gratis portals. Bekijk de portals op de website van Peppol.

Hoe verstuur ik een factuur per e-mail?

U kunt de pdf-factuur per e-mail versturen naar facturen@capelleaandenijssel.nl.

Let op: deze mailbox is gekoppeld aan ons geautomatiseerde facturenproces en wordt niet gelezen door een mens. Houdt u daarom aan de volgende regels:

  • de factuur is een pdf-bestand
  • 1 pdf bestaat uit 1 factuur en mogelijke bijlagen
  • per e-mail kunt u meerdere pdf-facturen versturen
  • de e-mail is maximaal 10 Mb groot
  • vermeld het factuurnummer in het onderwerp

Verstuur de factuur alleen per e-mail en niet ook per post. Dubbele verzending zorgt voor problemen en vertraging van de betaling.

Facturen in andere bestandsformaten, bijvoorbeeld Excel en Word, nemen we niet in behandeling.

Hoe verstuur ik een factuur per post aan de gemeente?

Stuur uw factuur naar: 

Gemeente Capelle aan den IJssel
Afdeling Financiën
Crediteuren
Postbus 70
2902 AB Capelle aan den IJssel

Hoe verstuur ik een herinnering of aanmaning aan de gemeente?

Herinneringen en aanmaningen stuurt u als pdf-bestand per e-mail aan crediteuren@capelleaandenijssel.nl of op papier per post.

Let op uw laatste aanmaning moet u per post verzenden aan: Gemeente Capelle aan den IJssel, Afdeling Financiën, Crediteuren, Postbus 70, 2902 AB Capelle aan den IJssel.

Aan welke regels moeten facturen aan de gemeenten voldoen?

Op alle onze inkopen zijn de Inkoopvoorwaarden van toepassing.

Wij voldoen aan:

Vragen?

Wilt u graag e-facturen versturen, maar heeft u nog vragen? Of wilt u vragen stellen over facturen, zoals bijvoorbeeld of er al betaald is. 

Neem dan contact met ons op via e-mail. 

Mail crediteuren@capelleaandenijssel.nl